bloque 2 (planeas y elaboras hojas de calculo)

HOJA DE CALCULO

Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

Al entrar en Excel aparecerá la siguiente ventana:

En la que se distinguen las siguientes partes.

1. Barra de Inicio Rápido

2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.

3. Botones de control de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).

4. Fichas de opción. Es la forma de presentar las barras de herramientas.

5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura

se ven todas las herramientas “Formato” incorporadas dentro de la ficha

“Inicio”.

6. Columnas de la hoja.

7. Filas de la hoja.

8. Celda activa.

9. Cuadro de nombres .

10. Asistente para funciones.

11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las

hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.

12. Barra de desplazamiento horizontal que permite trasladar el contenido de forma lateral.

13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje

de “zoom” de forma rápida y precisa.

14. Controles para cambiar la vista de la hoja.

15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.

CARACTERÍSTICAS Y VENTAJAS DE LAS HOJAS DE CALCULO

El uso de hojas de cálculo puede facilitar el manejo de grandes cantidades de datos. Por ejemplo,

se pueden realizar cálculos para una gran cantidad de datos, sin necesidad de hacerlos

uno por uno. Así, se ahorra tiempo. Una hoja de cálculo como Excel, puede servir para:

• Efectuar cálculos.

• Representar valores gráficamente.

• Generar informes.

• Organizar datos.

• Analizar datos.

• Crear escenarios hipotéticos de datos.

• Agregar fórmulas y funciones a los datos de la hoja de cálculo.

• Crear gráficos basados en la hoja de cálculo.

• Crear libros de trabajo que combinen información de múltiples hojas de cálculo.

• Clasificar datos en orden ascendente o descendente.

• Crear resúmenes de datos y listas breves haciendo uso de tablas.

• Utilizar valores de variables para investigar y probar diferentes resultados.

PLANTEA, EDITA E INTRODUCE DATOS

Elementos del área de trabajo de hoja cálculo

• Celda. Es la unidad básica de una hoja de cálculo se forma de la intersección de una

fila con una columna.

• Fila. Son secciones horizontales y se nombran por medio de números arábigos 1, 2,

3... Una hoja tiene 1048576 filas.

• Columna. Son las secciones verticales de una hoja de cálculo y se nombran por

medio de las letras del alfabeto: A, B, C.... (A – Z, AA – AZ, BA – BZ, IA- XFD).

Planeación de la hoja de cálculo

Para que una hoja de cálculo sea eficiente, antes de elaborar en la computadora, es importante

realizar lo necesario para hacer una planeación previa en papel, especificando

los siguientes puntos:

1. Propósito

2. Asignar un nombre significativo

3. Recopilar datos de entrada

4. Cálculos, fórmulas y funciones

5. Información de Salida o resultados

6. Bosquejo del aspecto deseado

1. Determinar el propósito del problema

2. Asignación de un nombre significativo que

identifique al problema, debe relacionarse

con el contenido de la hoja.

3. Recopilar todos los datos de entrada necesarios

para resolver el problema.

4. Determinar que cálculos se van a realizar,

las formulas y funciones se requieren para

obtener los resultados.

5. Analizar y entender que resultados son los

que se quieren alcanzar.

6. Diseñar en una hoja de papel el aspecto deseado

INTRODUCE DATOS

Estado de una celda

Los estados de una celda se muestran del lado izquierdo de la barra de estado, los cuales

pueden ser:

Listo: Se muestra cuando la celda ya tiene asignado un valor.

Introducir: Se muestra cuando selecciona una celda y empieza

introducir datos a la celda.

Modificar o Editar: Se muestra cuando se está cambiando los

datos de una celda para se mostrará cuando haga doble clic

en una celda o cuando presione F2.

ORDENA DATOS

Podemos ordenar los datos de nuestra hoja electrónica de cálculo para verlos y comprender

mejor la información que se presenta, para ordenar los datos debemos realizar el

siguiente procedimiento:

1. Seleccionar los datos a ordenar

2. Ir a la ficha de datos icono de ordenar

3. Aparecerá la siguiente ventana donde seleccionaremos el criterio por el cual queremos

ordenar en nuestro ejemplo lo vamos a ordena por calificación de menor a mayor.

FORMATOS

Los formatos son los tipos de datos que puedes capturar en Excel, estos te ayudan a formar

tus datos de acuerdo a como los necesites y se encuentran ubicados en la opción

Inicio> Numero.

Los formatos pueden ser:

• General, son valores numéricos pero no están separados por miles ni decimales.

• Número, son para obtener operaciones con ellos y pueden tener o no decimales.

• Moneda, son para ejecutar precios y pueden ir con decimales o sin ellos pero con el

signo de moneda del país que tu desees.

• Contabilidad, son valores numéricos tipo moneda sólo que el signo de pesos sale cargado

a la izquierda y pueden ir o no con decimales; sirven para hacer cálculos contables

con signos positivos o negativos.

• Fecha, son para formatos de fecha y hay de varios tipos: según desees

con fecha corta, larga con día especificado, etcétera.

• Hora, son formatos para hora con minutos o segundos, cortas o largas.

• Porcentaje, son para valores de signo porcentual.

• Fracción, son para quebrados.

• Científica, cuando son números con dígitos muy largos y necesites

que salga ejemplo con E+002.

• Texto, son para letras o palabras que se capturen en las celdas pudiendo

ser también números pero con los cuáles no se van a hacer

operaciones.

• Especial, son para fórmulas o datos especiales de un escrito esto es,

ejemplo con símbolos de & # etcétera.

• Personalizada, Se puede definir como uno quiera.

GRAFICAS

Gráficos e imágenes

Un gráfico es la representación visual de los datos de una hoja de cálculo que facilita su

interpretación. Sin duda, un gráfico dice más que una serie de datos clasificados por filas

y columnas.

Para insertarse un gráfico en Excel se puede hacer lo siguiente :

• Gráfico incrustado en una hoja normal como cualquier otro objeto.

• Hoja de gráfico añadida a una hoja exclusiva para el gráfico (en las hojas de gráfico no

existen celdas ni ningún otro tipo de objeto).

CREAR GRAFICOS POR EL USUARIO

Antes de insertar un gráfico deberá estar disponible en la barra de herramientas Gráfico.

Para acceder a la misma, debemos ejecutar menú Insertar > Gráfico

Esta barra contiene varios comandos, entre ellos, el tipo de gráfico que permite seleccionar

alguno de los tipos disponibles.

Para insertar un gráfico por

éste método, será necesario tener

datos registrados en las celdas.

Para hacer el gráfico se deben

seguir estos pasos:

• Seleccionar las celdas que

contienen los datos a graficar.

• Dar clic en Insertar>Gráfico>

Pulsar el icono Tipo de gráfico

de la barra de Gráfico.

• Seleccionar el tipo de gráfico

PESTAÑA TITULOS

El Título del gráfico, es el nombre que aparecerá en la parte superior de éste. También se

puede poner en las categorías de los ejes, ya sean verticales u horizontales.

• En el recuadro Eje de categorías (X), se asigna el título al eje de abscisas (eje horizontal).

• En el recuadro Eje de valores (Y), se asigna el título al eje de ordenada (eje vertical).

INSERTAR IMAGENES EN UN GRAFICO

Desde Archivo

• Se coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. Se

jecuta Insertar > Imagen > Desde archivo…

• Se elige la imagen y Aceptar.

Prediseñadas

• Se coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. se

ejecuta Insertar > Imagen > Imágenes prediseñadas…

• Elige la imagen y Aceptar.

Otras imágenes. Se pueden insertar otros tipos de imágenes o

dibujos, tales como Autoformas, WordArt y Organigramas.

Se coloca el cursor en la celda donde se insertará la imagen. Se

ejecuta Insertar > Imagen > Autoformas o WordArt u Organigramas. se

elige la imagen y Aceptar.

FORMULAS Y FUNCIONES

Las fórmulas son expresiones alfanuméricas que a través de operandos y operadores permiten

realizar cálculos numéricos como: sumar, restar, dividir, multiplicar, promediar, etc.

para obtener un resultado. Se componen de valores, operadores y direcciones de celda.

Los valores son los números que intervienen; los operadores son los signos de (+, -, *, / ) y

las direcciones de celda, conocidas como referencias de celda, indican la ubicación de los

valores que van a ser parte de la fórmula.

Cuando vas a ingresar una fórmula debes de seguir los siguientes

pasos:

• Posiciona el puntero en la celda donde deseas ingresar la fórmula

y que, a su vez, mostrará el resultado

• Teclea el signo igual (=) para que Excel identifique que se trata

de una fórmula, de lo contrario lo toma como texto

• Escribe los valores y la operación que se va a realizar, por ejemplo:

= 5 * 10 . Si los valores están escritos en la hoja de cálculo,

selecciona dando un clic con el puntero el primer valor, escribe

el operador y selecciona el segundo valor; aparecerá la

dirección de las celdas donde están los valores, por ejemplo:

= A1 * B1

• Presiona enter para que obtengas el resultado

El objetivo de direcciones de utilizar direcciones de celda es

que cuando se tenga que cambiar uno ó varios valores, no sea

necesario volver a introducir la fórmula. En este caso estamos hablando

de valores variables.

Constantes: hacen referencia a valores fijos que se encuentran

dentro de una fórmula.

Variables: hacen referencia a valores que cambian dentro de la

fórmula.

FUNCIONES DE HORA Y FECHA

AHORA ()

Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.

Sintaxis: Ahora ()

Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para poder realizar

cálculos con ellos. Excel almacena la fecha 1 de enero de 1900 como el número de

serie 1 si el libro utiliza el sistema de fechas 1900.

DIASEM

Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento número_de_serie. El día se

devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).

Sintaxis: DIASEM (número_de_serie, tipo)

Argumentos: número_de_serie: Es un número secuencial que representa la fecha del día

que intenta buscar. Las fechas pueden introducirse como cadenas de texto entre comillas

(por ejemplo, “30-01-1998”.

HOY ()

Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es

el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de

fecha y hora.

PROTEGER LA HOJA DE CALCULO

Al manejar información debemos tener siempre en cuenta las medidas de seguridad, éstas

son aquellas que evitan que nuestros archivos sean dañados o modificados por personas

ajenas, nos permiten resguardar y proteger la información buscando con esto mantener

la confidencialidad e integridad de la misma, por lo que la información sólo puede ser

modificada por personas autorizadas.

Excel cuenta con una función para proteger las hojas de cálculo para evitar que algún

usuario modifique o manipule los objetos y la información, según las celdas que selecciones,

puedes darle el valor de bloqueada (la cual no se puede editar) o el valor de oculta

(la cual no se puede ver).

Además para proteger nuestra información, podemos aplicar contraseñas de apertura

(solamente personal autorizado puede entrar y modificar la información) y contraseñas

de escritura (se puede abrir el archivo pero no se puede modificar)

.

IMPRIME LA HOJA DE CALCULO

Una vez que concluimos con nuestro trabajo y si se requiere tener el trabajo físicamente,

Excel nos da las opciones necesarias para configurar la hoja según nuestras necesidades

y mandarla a imprimir.

PUBLICA LA HOJA DE CALCULO

Otra opción que nos ofrece Excel para controlar lo que se guarda o edita,

es publicar una copia del documento en PDF o XPS.

Podrá guardar un archivo como PDF o XPS de la siguiente manera:

1. Botón de Office

2. Guardar como

3. PDF o XPS